Para llegar a tener un proceso de reporte en la pequeña empresa que permita la toma de decisiones existe un objetivo previo a exigir al departamento de administración, que requiere de disciplina, método y constancia. Existe un mínimo a cumplir por el departamento de administración para poder darle verdadera utilidad a su función de control.

Por ejemplo, si no tengo la contabilidad al día, ¿cómo voy a poder ver mi balance? Si no cierro los meses, ¿cómo puedo tener fiabilidad en los datos que veo? Si no sé los vencimientos de pago que vienen, ¿Cómo voy a poder estimar la tesorería para el mes que viene?

Los requisitos mínimos recomendables a cumplir son:

1. Tener definidos los criterios de medición de la empresa.

   No solo debo medir, sino que lo tengo que hacer siempre bajo el mismo criterio. Para cada hecho económico, se debe crear un criterio de medición y dejarlo fijado. Para ello es preciso detenerse y hacer un ejercicio de reflexión. ¿Cuáles son los parámetros económicos clave que contribuyen al éxito en mi empresa? Por ejemplo:

   • Para una empresa subcontratista de mano de obra, la clave estará en la productividad de la misma.
   • Para una empresa de distribución, el control de almacenes y el margen sobre el producto.
   • Para una empresa con una actividad de fabricación, el margen de contribución o margen bruto, dependiendo del modelo de costes elegido. Tenéis un post anterior que trata sobre el tema.

2. Definir un plan contable ajustado a los criterios definidos.

   La contabilidad se debe al propósito de control, por lo que resulta imprescindible que las subcuentas se definan a tal efecto. No valen subcuentas que aglutinen toda la información con criterios distintos en la misma subcuenta. Para cada subcuenta definida, un único criterio de medición. Podemos tener tantas subcuentas como necesitemos.

3. La contabilidad, al día.

   Este tema es crucial. Si no vais a tener la contabilidad al día, es mejor que la externalicéis y dediquéis el esfuerzo a otra tarea. La contabilidad no es un fin en sí mismo. No hay que tener contabilidad sólo porque “hay que tenerla”. La verdadera función de la contabilidad empieza cuando está al día. Dedicar recursos a algo que no nos va a crear valor es tirar dinero.

4. Definir la cuenta de resultados analítica de la empresa.

   La cuenta de resultados que arroja por defecto una contabilidad es un estándar que raras veces nos permite ver nuestra actividad económica reflejada en ella. Necesitamos definir una cuenta de resultados que, al observarla, nos permita reconocer la actividad de la empresa desde los ingresos al beneficio neto. La cuenta de resultados analítica es un documento interno de la empresa y puede tener la estructura que deseemos.

5. Existencia de un calendario financiero.

   Una vez que mido con criterio, debo hacerlo siempre en los mismos pasos y cumpliendo los mismos hitos a lo largo del tiempo. Ya que se trata de un trabajo recurrente, hay que darle continuidad bajo el mismo procedimiento.

Una vez sentados estos mínimos, podremos abordar las herramientas de control financiero. Herramientas hay muchas y muy complejas. Aquí vamos a abordar las principales, sentando las bases mínimas. A fin y al cabo, si no tengo nada, cualquier avance es un triunfo. Ya tendremos oportunidad de complicarlo, no os preocupéis.

Y si necesitas ayuda poniendo esto en práctica, estaremos encantados de ayudarte.