En el post anterior hicimos un repaso por las causas y consecuencias que supone no tener una organización en la empresa coherente con el modelo de negocio ni con los sistemas de gestión actuales, y hablábamos de los costes intangibles que ello supone.

Por ello, si ya has tomado conciencia de que tu empresa necesita cambios y sobre todo ves de forma clara que necesitas trabajar en la estructura, estos son los pasos a seguir:

• Si forma partes del equipo emprendedor debes, antes de ponerte mano a la obra, reunirte con el resto del equipo y exponerle los puntos de tu diagnóstico. Porque igual no todos viven de la misma manera el problema de “Solapes y Lagunas”. Habrá quien piense que es un problema de disciplina en el equipo, y quien opine que el problema como tal no existe y que es consecuencia de picos de trabajo… y según mi experiencia, o el equipo directivo tiene consenso acerca del problema o realmente vas a gastar mucha energía en no resolver nada… y generar frustración!
• Toma conciencia de cuál es exactamente tu posición en el mercado y qué opinan tus clientes de tus servicios. Por ejemplo, que un importante cliente de tu empresa se siente contigo y te exprese que necesita cambios o que tiene quejas del servicio, o de que esta estudiando los servicios de la competencia… es un detonante de que necesitas cambios, pues en algún momento de tu vida empresarial has confiado demasiado en liderar el mercado, y no has tenido tiempo de parar y observar que pasa a tu alrededor. Esta falta de tiempo para hacer “lo importante” en vez de lo “urgente” tiene raíz en un mala organización interna.
• Igual tienes ya implementado un sistema de medición de indicadores, en este caso analizar la evolución de dichos indicadores es un punto de partida para conocer el estado actual del sistema.
• Piensa que si quieres hacer cambios has de contar con la implicación total de la dirección general, por ello ten paciencia y recoge tus argumentos de forma ordenada, porque los cambios asustan y la tendencia será mantenerse en la zona conocida, o como se dice en coaching empresarial: “Zona de confort”.

Nuestra recomendación es que empieces a estudiar qué es la gestión con un enfoque basado en procesos, que permite a las organizaciones identificar indicadores para poder evaluar el rendimiento de las distintas actividades que se llevan a cabo, no solo consideradas de forma aislada, sino formando parte de un conjunto estrechamente interrelacionado. Lo más importante es comprender que un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que se efectúan como consecuencia de la aportación del valor al cliente en la cadena de producción. Insistimos, hemos de recalcar el enfoque al cliente como la más importante premisa de la implantación.

Con esta premisa sobre la aportación de valor, vamos a diseñar el Mapa de Procesos, diferenciando los Procesos Críticos, aquellos sin los cuales nuestra actividad no existe para el cliente, Procesos Estratégicos, aquellos que fijan el rumbo y dirigen los ritmos y Procesos de Apoyo, que si bien son necesarios no definen una aportación directa al cliente.

Por ejemplo los procesos contables son fundamentales en las empresas, ¿verdad?, pero ¿qué valor aporta a un cliente que nuestra contabilidad esté actualizada? A esto nos referimos con la aportación de valor.

Continuará…