La rendición de cuentas en la Empresa Familiar

Eso de rendir cuentas suena mal, ¿verdad?

Además por qué tienes que decirle a tu hermano, o a tu primo, los resultados de tu área si tu no tienes ni idea de cómo va la suya. Prefieres callártelo como hace él. Así evitas compromisos innecesarios y puedes seguir a tu aire. “No necesito que nadie me controle a estas alturas…”

Situaciones y pensamientos como estos son un mal síntoma. Indican la falta de una cultura de transparencia y la incipiente, o establecida, creación de una cultura de silos donde cada responsable de área empieza por no colaborar con otros y se acaban creando pequeños “reinos de taifas” dentro de la empresa a los que no se puede entrar sin rellenar una instancia por triplicado.

Cuando pasa esto estamos perdiendo el norte, perdemos de vista el objetivo de crear valor a nuestros clientes para así ser capaces de crear riqueza y armonía en nuestro sistema Empresa-Familia.

Evitando la cultura del terror

La creación de los pequeños “reinos de taifas” en las empresas es más fácil de lo que parece, ocurre casi sin darnos cuenta, normalmente empujados por la presión del día a día se tiende a delegar en los responsables de área todo lo que ocurre dentro de ella.

“Mientras todo vaya bien prefiero que no me cuenten nada que bastante tengo yo con lo mío. Además estoy hasta arriba y no tengo tiempo que perder.”

Y así se van creando situaciones que permanecen ocultas dentro de los “reinos”, “condados” y “ducados” que se van organizando. Solo tendremos noticias de lo que está pasando cuando ocurra algún desastre: los mejores empleados se empiezan a ir, la empresa empieza a perder clientes, los resultados se desploman…

La alternativa parece fácil: hagamos que todos los gestores reporten sus resultados en una reunión mensual o trimestral. Así sabremos que es lo que está pasando y podremos tomar medidas.

El problema de este enfoque es que puede ser muy mal percibido, sobre todo si se viene de una cultura como la que hemos descrito antes. Los gestores se sentirán fiscalizados y temerosos de presentar unos resultados peores que los de sus colegas. Habremos entrado en la cultura del terror.

Para implantar con efectividad un sistema de rendición de cuentas tenemos que hacerlo de forma colaborativa y generosa, entendiendo los temores de los implicados y poniendo todas las herramientas para que el proceso de reporte no sea un mal trago sino una oportunidad.

Lo ideal es que estas reuniones ocurran en grupo, con todos los gestores en una misma sala y de forma totalmente transparente y “segura”. Está claro que el proceso tiene un fin muy claro que es conocer el estado de todas las áreas y mantenerlas alineadas con los objetivos de la empresa, pero además han de ser percibidas como una ocasión de crecimiento y aprendizaje.

No todo el mundo está en el mismo estado de desarrollo y tener la oportunidad de ver cómo otros se están enfrentando a los problemas en un entorno colaborativo que permita la interacción es algo impagable. Y tienes todo eso dentro de tu empresa, solo tienes que hacerlo realidad.

El líder jugará un papel clave en este proceso. Debe ser el primero que se una al proceso y establezca el ambiente necesario para conseguir reuniones de reporte y coordinación efectivas. Si esto ocurre la comunicación y la colaboración empezarán a fluir y estaremos en el buen camino.

¿Y la rendición de cuentas de la Empresa?

Demasiado a menudo vemos empresas familiares en las que no existe una rendición de cuentas formal, las cosas se dan por sobreentendidas y los malentendidos florecen por todas partes.

Hermanos que ven a otros hermanos llevando un nivel de vida superior al suyo, creencias erróneas en cuanto a los beneficios que reporta la empresa, sospechas de sueldos extra o enfados por la no repartición de dividendos cuando se cree que esos dividendos deberían existir. En fin, situaciones que destruyen la armonía que debe reinar en un sistema familiar.

Esa armonía, esa paz, debe ser construida. Debemos asegurarnos de que tenemos en su sitio todos las piezas que van a contribuir a que todas esas fuentes de inestabilidad se reduzcan.

Y lo vamos a hacer utilizando dos conceptos que deben estar presentes en toda empresa familiar: la comunicación y la transparencia.

Comunicación: una de las claves en todo proceso de gestión. En el caso que nos ocupa debemos asegurarnos de que tanto el consejo de administración como los accionistas de la empresa reciben la información adecuada y existen los foros para discutirla. El consejo de familia jugará un papel muy importante en todo lo relativo a los aspectos familiares de la gestión.

Transparencia: deben existir las adecuadas políticas que regulen los aspectos en los que estén implicados los familiares y cómo las prácticas en la empresa se están adecuando a estas políticas.

Pueden ir desde la compensación, tanto a trabajadores como a miembros del consejo de administración, hasta los beneficios especiales que la empresa facilite a familiares, pasando por las ayudas que el patrimonio del sistema pueda estar prestando para formación, emprendimiento o retiro de miembros de la familia.

Una nota sobre la creación de las políticas: hacer unas reglas es fácil pero conseguir que se cumplan no lo es tanto. Empieza por hacer entender la necesidad de las políticas a todos los implicados y asegurate de conseguir amplios acuerdos entre ellos. 

Es la única forma de conseguir unas políticas realmente útiles y ampliamente aceptadas.

Conclusión

Detrás de la rendición de cuentas lo que hay es la necesidad de EXIGIR y RESPETAR a quienes desarrollan labores de gestión y liderazgo en los distintos niveles de la empresa. Y detrás de la exigencia y el respeto o reconocimiento de la capacidad y la competencia para dirigir o gestionar está la necesidad de DISTINGUIR los distintos roles que se pueden desempeñar. Cada rol, cada función tendrá sus exigencias y su autonomía que nos ayudarán a desempeñarlos sin mezclarlos.