Estamos en una etapa de cambios constantes.
Las tensiones originadas por la pandemia están acelerando los procesos de toma de decisiones.
Decisiones que nos sentimos obligados a tomar por los nuevos desafíos que van surgiendo a medida que la situación avanza y que pueden ser relativas a la supervivencia, los valores de la empresa, la transformación digital o la sucesión.
Todo está en cuestión en este momento y la incertidumbre de todo el capital humano de nuestra empresa aumenta inevitablemente.
Se impone la necesidad de tener un modelo de comunicación claro cuyo objetivo sea disminuir esa incertidumbre.
Además, en una empresa familiar, el modelo de comunicación es todavía más necesario debido a la cantidad de actores implicados y los roles duales que algunos miembros de la familia pueden desarrollar al tomar parte en la actividad de la empresa.
¿Por qué hace falta un modelo de comunicación?
Si haces una encuesta en cualquier empresa para que se califique el nivel de comunicación el resultado suele ser que la comunicación es mejorable como poco.
Esto no quiere decir necesariamente que la comunicación esté siendo mala sino que se percibe como tal, y hay que decir que es bastante natural. En la valoración de si el nivel de comunicación que existe es suficiente para cada uno entran en juego las expectativas y los intereses que se tienen.
Así las cosas el deber de la dirección (de la empresa, de la familia, o de ambas) es poner todos los medios a su alcance para que la comunicación fluya de manera adecuada y conseguir un grado de confianza razonable en que las cosas se están haciendo cómo deben hacerse.
Por supuesto hay muchas teorías de comunicación y modelos de cómo comunicar pero el mejor modelo es aquel que se adapta a la realidad de tu empresa y a la de tu familia.
¿Cómo implantar un modelo de comunicación?
Debemos empezar por considerar qué nivel de comunicación tenemos en nuestras estructuras de gobierno, estas incluirán aquellas puramente empresariales como la junta directiva, el consejo de administración o la junta de accionistas con las familiares como el consejo de familia.
Con la dificultad añadida de la confusión de roles que puede darse en la empresa familiar al existir miembros de la familia que pueden ocupar cargos de responsabilidad en ambos ámbitos (el empresarial y el familiar).
La madurez y complejidad de nuestras estructuras de gobierno dictarán la necesidad de tener más o menos formalidad en los procesos de decisión que ocurren en estos órganos. Si tenemos pocas personas implicadas las cosas se pueden mantener a un nivel bastante informal, pero a medida que la familia o la empresa crecen, y por tanto sus órganos de gobierno, será necesario implantar medidas como la consolidación y distribución de las agendas de discusión por adelantado, etiqueta de las reuniones y distribución de las decisiones tomadas.
Al final se trata de adaptar las mejores prácticas con la realidad de nuestra empresa y la de nuestra familia. La variedad de casos que se pueden dar es muy alta y es muy difícil dar consejos acertados sin conocer la realidad a la que nos enfrentamos.
Si quieres que te ayudemos a analizar tu situación contacta con nosotros aquí.
Una vez hemos mejorado la comunicación a nivel de estructuras de gobierno llega el momento de pensar en cómo comunicamos hacia los niveles inferiores de nuestra estructura familiar y empresarial.
La mejor práctica en este sentido es desarrollar un modelo en el que contemos con herramientas que nos permitan entender qué tipo de comunicación es requerida para cada tipo de decisión, quién está afectado y qué canal debemos usar.
Eso se puede hacer fácilmente con un documento excel en el que se reflejen todas las dimensiones mencionadas, tendrás una herramienta muy útil para determinar cómo comunicar dentro de tu empresa.
Pero por supuesto eso es solo el marco en el que te mueves, a la hora de hacer las comunicaciones reales entran en juego más factores.
No solo hay que comunicar, además hay que comunicar bien.
Cada tipo de decisión requiere una forma distinta de comunicación, no es lo mismo comunicar recortes o despidos que cambios de estrategia, cambios de operativa, nuevas líneas de innovación, etc.
Pero hay un par de cosas que si son iguales en todos los tipos de comunicación.
La primera es que tiene que ser entendida por el receptor, hay que ser preciso y claro.
La segunda es que hay que habilitar la oportunidad de responder y hacer preguntas. Es importante comunicar mucho hacia abajo pero es mucho más importante que sea de una forma franca y honesta que permita recibir el feedback apropiado y asegurarse también de que la comunicación fluya hacia arriba.
Un modelo basado en estos principios te dará herramientas para mejorar la comunicación en tu empresa familiar pero no quiero dejarte si ofrecerte unas claves que ya hemos mencionado en algún otro artículo y que consideramos muy importantes para una buena comunicación dentro de la empresa familiar:
- La generosidad y la verdad.
- La justicia y la libertad.
- La información precisa, clara y a tiempo.
- Pedir perdón y saber perdonar. No existe un desatascador más potente.
- La formación y la racionalidad. Van unidas. La formación es lo que permite canalizar emociones adecuadamente.
- Tener normas y códigos formales adaptados a nuestros valores. Para unos temas será interesante no tener límites, pero en las relaciones entre personas, los límites hay que conocerlos y respetarlos. Si no, se acaba destruyendo la confianza y a partir de ahí poco más se puede hacer.
- No tener miedo a los conflictos y asumirlos como un elemento de crecimiento en las relaciones. Un buen dialogo obra milagros.
- QUIÉN, QUÉ, CÓMO Y CUÁNDO: Diseñar, organizar e implementar órganos y foros adecuados para cada debate y cada decisión. No se puede hablar de cualquier cosa en cualquier momento y de cualquier manera. Hay que ordenar la comunicación. No es más que aclarar en cada caso aquello del emisor, código, mensaje, canal y receptor.
- El entrenamiento. La buena comunicación es una habilidad, y como tal hay que practicarla. Si no entrenamos, el día del partido de verdad perderemos con todas sus consecuencias.
- Tener y saber de qué hablar. En una familia empresaria se puede hablar de todo (obviamente) pero hay temas imprescindibles y prioritarios: la empresa, el futuro, la formación, el patrimonio, los planes, la sucesión, …
- Anticiparnos a los problemas. Sabemos por dónde van a llegar los conflictos y tenemos la posibilidad de prevenir sus efectos negativos. Hablemos de ello ahora que la situación de estrés no es más que un punto en el horizonte.
- Comunicar hacia abajo, pero comunicar mucho hacia arriba. Cuando la comunicación de subordinados a jefes y de hijos a padres funciona bien, todo suele funcionar bien.
- Afecto, cariño y mucha paciencia.
