“Tenemos problemas de comunicación”.

Esta frase es una especie de cajón de sastre donde caben muchos tipos de problemas. Puede ser que quien la pronuncia tenga realmente problemas de comunicación en su empresa pero desde luego no siempre es el caso.

Está claro que comunicar bien es una de las habilidades esenciales de todo empresario familiar, pero una comunicación efectiva no se asienta solo en las habilidades personales de los líderes empresariales y familiares. 

Hay que establecer también los marcos adecuados, tanto institucionales como personales para que la comunicación fluya en ambas direcciones y se convierta en un instrumento de crecimiento y prosperidad.

Porque no basta con tener un gobierno corporativo y familiar que tome decisiones, ni de poseer una capacidad de ejecución adecuada. La unión entre el gobierno y la ejecución ocurre a través de la comunicación.

Expectativas, estrés, confusión de roles

Toda empresa necesita un buen manejo de su comunicación, en la empresa familiar, además, se incorporan particularidades que lo hacen aún más necesario.

El ser humano busca siempre recompensas que en la empresa toman forma de aumentos de compensación, promociones o acceso a formaciones. Cuando una empresa añade el componente familiar se incorporan otras posibles recompensas como la posibilidad de suceder, tanto al fundador como a otro familiar que ocupe determinado puesto, o la participación en beneficios, sea este mediante la repartición de dividendos o otro tipo de beneficios económicos.

Estas posibles recompensas generan expectativas, no siempre realistas, que es necesario gestionar. La comunicación efectiva tendrá que venir en nuestra ayuda para ello.

Además suelen existir duplicidad de roles en una misma persona, que puede ser a la vez, por ejemplo, padre y jefe o hermana y compañera en la junta directiva, etc.

La comunicación puede ser una gran herramienta para gestionar todas estas situaciones, Pero las habilidades blandas, como la comunicación, deben ser aprendidas, no suelen venir “de serie”, aunque por supuesto hay casos excepcionales.

Lo primero que debería ocurrir, es que el liderazgo de la empresa familiar tome conciencia de la magnitud del problema al que se enfrentan para empezar a poner en marcha las medidas apropiadas entre las que se puede encontrar un plan de comunicación.

El lugar por el que pasan las soluciones

Cuando existe esa conciencia del problema hemos ya tomado el primer paso hacia la solución.

Tenemos que comunicar mejor. ¿Pero, cómo lo hacemos?

En Japón Matarí estamos muy acostumbrados a solucionar problemas como este en la empresa familiar, así que una primera medida podría ser ponerte en contacto con nosotros. El asesoramiento externo siempre es aconsejable cuando te enfrentas a un problema nuevo.

Bien, supongamos que todavía no estás preparado para hacerlo, te daremos algunas directrices que esperamos te sirvan.

Si has determinado que la comunicación, o mejor la falta de ella, es el problema, tu solución pasa por establecer un plan de comunicación.

El ejercicio consiste en identificar todas las comunicaciones que deben ocurrir en un determinado periodo de tiempo, normalmente asociado a alguna transformación o proyecto.

Cuando conoces todo aquello que debe ser comunicado ya tienes una parte importante: el mensaje. Pero todo proceso de comunicación consta, además, de un emisor y de un receptor.

Deberás identificar en el plan de comunicación quién debe transmitir el mensaje y quiénes son sus receptores.

Ya tenemos mensaje, emisor y receptor, pero todavía queda algo importante: el canal.

Para que la comunicación real ocurra, el mensaje no solo debe ser transmitido, también debe ser entendido.

Debes hacer un esfuerzo para especificar la mejor forma de que cada mensaje llegue realmente a su receptor. Las posibilidades son variadas y dependerán también de la importancia que le demos al receptor en nuestro proyectos: van desde el simple email a llamadas telefónicas, videoconferencias, reuniones de empresa, departamento u órgano de gobierno, reuniones uno a uno o formaciones.

Encontrarás que tu empresa necesita que la comunicación se establezca en distintos puntos de la organización. No siempre va a ser la misma persona la que tiene que transmitir los mensajes y no todos los líderes de equipo, familiares o de área van a ser igualmente capaces de desarrollar su función comunicadora.

Aquí es donde entra la formación. Tus líderes deben estar preparados para comunicar y si no lo están hay que establecer programas de formación que consigan este objetivo.

Una cosa más antes de terminar, todo buen plan de comunicación debe asegurar que esta fluye en ambos sentidos. Hay que establecer también métodos de retroalimentación que aseguren que se escuchan, y se tienen en cuenta, las opiniones de todos los miembros de la organización.

Conclusión

La comunicación es la herramienta más efectiva para gestionar cambios y también para asegurar el funcionamiento efectivo de toda organización.

Mejorar la comunicación pasa por hacer un ejercicio holístico de toda la organización para determinar tipos de comunicación necesaria, emisores y receptores de los mensajes y canales de comunicación.

Para terminar, date cuenta que todo aquel que comunica induce un cambio. Que sea el cambio apropiado depende de que consigas métodos de comunicación efectivos y una organización que quiere comunicar y sabe cómo hacerlo.