Toda empresa, bien sea familiar o no, está expuesta a que le ocurran eventos extraordinarios por los que se verá afectada. Por ese motivo, la capacidad de reacción es de vital importancia en las empresas familiares, ya que será determinante para su perdurabilidad en el tiempo.

El COVID ha sido una de esos eventos extraordinarios de los que estamos hablando, y que, desgraciadamente, ha afectado a muchísimas empresas familiares que no han sabido cómo adaptarse a una situación de esta índole. El llamado es a no perder la calma y salir un rato fuera de la caja para ver cómo avanzar y qué decisiones tomar. En ese sentido, desarrollar un Plan de Contingencia puede ser un excelente primer paso
No obstante, también es importante saber que eventos de este tipo no son los más frecuentes. En las empresas familiares algunos de los ejemplos pueden ser el fallecimiento repentino de un familiar que sustentara un puesto en la empresa, alguna enfermedad o cualquier otro hecho que provoque los pilares sobre los que se sustenta la organización, se tambaleen.

Como hemos comentado en innumerables ocasiones, las empresas familiares representan un porcentaje muy elevado del tejido empresarial español, son parte del eje de la economía de nuestro país. Por ese motivo, es necesario que la Empresa Familiar pueda reaccionar adecuadamente ante situaciones adversas o imprevistas; ¿cómo? estableciendo las políticas de previsión necesarias para evitar que la estabilidad familiar y la continuidad de la organización se vean afectadas, evitando la improvisación.

¿Qué es un plan de contingencia y para qué puede servirnos?

Un plan de contingencia es la elaboración de una estrategia que nos servirá para enfrentar concretamente la situación de crisis, abarcando principalmente las condiciones mínimas para la vida, sin tener que llegar a tomar decisiones radicales o permanentes. Es decir, cómo puedo organizar mis recursos de modo que me permitan solventar los gastos más importantes durante estos meses de crisis. Y es importante que al hacerlo consideremos el peor de los escenarios.

Falta de Previsión

Este tipo de situaciones pueden provocar un bloqueo o paralización de la gestión de la empresa, derivando en contratiempos para la actividad ordinaria del negocio, o un posible efecto negativo en la imagen y prestigio de la empresa frente a terceros.
Por esa razón y para que la empresa no se vea afectada por este tipo de imprevistos, es imprescindible implementar un Plan de Contingencia para establecer las normas de funcionamiento que se han de seguir dentro de la empresa en tales circunstancias.

El plan de contingencia no sólo tiene una función práctica cuyo objetivo es la sobrevivencia, sino que también nos sirve para contener la ansiedad y la angustia, estructurarnos y entregarnos cierto grado de control respecto a nuestras vidas. Porque lo que nos está sucediendo es precisamente eso, hemos perdido el control, nos invade un profundo temor ante la incertidumbre y nadie puede pensar ni tomar buenas decisiones sobrepasado emocionalmente.

Por eso, si todavía tu empresa no cuenta con uno, conocer los siguientes aspectos será de gran importancia para dar comienzo al mismo:

• Conocer la evolución de las empresas familiares y las principales dificultades a las que se enfrentan.
• Acceder a un análisis sobre las actividades más innovadoras de este tipo de empresas.
• Identificar las barreras a la hora de acceder a financiación ajena.
• Saber la situación real de las empresas familiares españolas y de los problemas a los que deben hacer frente.

Para evitar toda esta serie de imprevistos negativos, cualquier empresa familiar debe contar con dicho plan de contingencia que le ayude a anticiparse a las situaciones que se puedan plantear. Al mismo tiempo, es recomendable que éste incluya un plan de sucesión en la propiedad, así como en el gobierno y la gestión de la misma. Esto se debe a que, al ser una empresa familiar, los miembros de la misma tienden a desplazarse juntos, y puede que ocurra un accidente o enfermedad que prolongue su ausencia de liderazgo durante un tiempo.

Sea como sea, el objetivo de este plan de contingencia es detectar el nivel de dependencia que la empresa puede tener de determinadas personas clave y el impacto que tendría su ausencia permanente o prolongada en la gestión de poder dentro de la empresa.

Se recomienda que éste plan vaya acompañado de un Manual de Procedimientos en el cual se marquen los pasos a seguir en caso de que se produzca un evento repentino o extraordinario.

El Plan de Contingencia se forma también por herramientas que abarcan el ámbito individual del empresario como son:

• Testamentos que plasmen la voluntad del causante de forma práctica y eficiente,
• Capitulaciones matrimoniales o pactos en previsión de ruptura que protejan la propiedad de la empresa,
• Poderes preventivos ante supuestos de incapacidad,
• Documentos de autotutela con fijación de las reglas de designación y actuación de tutores,
• Etc…

Y el ámbito societario como son:

• Acuerdos a adoptar en el seno de los órganos de gobierno y reglamento de su funcionamiento,
• Determinación de sucesores,
• Designación de representantes,
• Concreción de facultades,
• Etc…

Es esencial que todas estas herramientas estén detalladas, especificando los procedimientos a seguir por los miembros de la familia y de la empresa.

Consejos en ausencia de plan de contingencia

No obstante, existen algunos pasos a seguir en el momento en que aparece un hecho insólito y la empresa no tiene elaborado el plan de contingencia para abordar la situación.

1. En un primer lugar, es muy importante que la empresa mantenga una mentalidad fuerte. Al mismo tiempo que los líderes de la empresa deben asumir que deben “cuidar al cuidador”. Es muy importante no dejar de confiar en aquellas personas que han estado siempre ahí. En los momentos de incertidumbre es cuando más se necesitan líderes humildes que sepan rodearse de buenos equipos.
2. El control financiero de la empresa debe mantenerse. Aunque siempre se debe aplicar la perspectiva. La tempestad no se quedará para siempre, así que no se deben cortar los gastos de cualquier forma, sino siempre haciendo uso de la inteligencia.
3. Aunque nos enfrentemos a un escenario oscuro, debemos crear cierta previsión para cerrar el año de la mejor forma posible. Debemos comprobar cómo afecta la nueva normalidad a nuestra empresa y sobre ello seguir construyendo.
4. La gobernanza de tu empresa debe evolucionar y tomar nota de todos aquellos pequeños déficits que hayas podido apreciar.

¿En quién me puedo apoyar para construir mi plan de contingencia?

Uno de los desafíos a los que nos está enfrentando esta crisis es aceptar que no podemos salvarnos solos. No estamos solos en esto, estamos todos juntos y sólo con un profundo sentido de solidaridad y colaboración podremos salir. Si nuestra condición es delicada y estamos siendo duramente afectados, pidamos ayuda a nuestros cercanos. Este es un buen momento para aprender a recibir ayuda de quienes nos quieren, familiares o amigos. Expongámosles nuestro plan de contingencia, veamos en qué pueden aportar y en qué podemos nosotros apoyarlos también.

Queremos ayudarte

Si diriges una empresa familiar y quieres realizar un plan de contingencia y gestión del día a día, en Japón Matarí queremos acompañarte. Te ofrecemos asesoramiento especializado sin perder el control de tu empresa familiar ¿Hablamos?

Fuentes:
(1) laempresafamiliar.com
(2) sweetpress.com
(3) uco.es
(4) Kpmg

Imagen:
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